La vida de hoy exige tanto a hombres como mujeres estar a la vanguardia en aspectos como la etiqueta y el protocolo a la hora de asistir a entrevistas o reuniones de trabajo, así como negociaciones o cierres de negocios.

 

La experta en estos temas Pilar Guzmán Lizarazo de RR PP Consultores, nos responde algunas preguntas frecuentes acerca de cómo debemos salir exitosos en estas situaciones que nos encaminan laboralmente.
 
¿Cómo se debe solicitar una cita para una reunión o entrevista de trabajo o negocio?
 
• Si es para vender un producto o servicio: nunca debemos decir que solo en 5 minutos podemos ofrecerlo (esto es mortal porque le quita la fuerza a la venta), lo que si debemos hacer es solicitar un espacio en la agenda de la persona que me va atender teniendo en cuenta que no se cruce con fechas contundentes de la empresa y nunca que este cerca de los horarios o días de juntas directivos o reuniones especiales.  También debemos correr intencionalmente  la hora de la cita: por ejemplo si la secretaria me dice que a las 4 de la tarde yo le propongo que a las 4:05 esto con el fin de darle importancia a nuestro tiempo q también es valioso.
No debemos decir mentiras y menos mencionar a referenciados a la    secretaria, porque le resta carácter al solicitante. Solo le menciono al personaje q me recibirá.  Debemos hablar con seguridad al solicitar la cita y mencionar el nombre completo  del entrevistador, y no ser insistentes a nuestros caprichos de horarios. Se puede solicitar por mail.
• Si es para una entrevista de trabajo: debemos solicitarla en horas de la   mañana por que estaremos más frescos y dispuestos. Pronunciar  el nombre del interesado claramente y nunca llamar si estoy en un centro comercial o realizando una actividad donde me quite la atención y me distraiga por el ruido. Nunca solicitarla por mail.
• Si es para hacer averiguar por el cargo de un funcionario o empleado: debemos  identificarnos con el nombre, cargo y empresa, si no trabajo y es personal debo dar mi nombre, mail  y mis teléfonos ( si es el tel de la casa se debe advertir a la persona que pueda contestar que se espera una llamada importante, de no ser así perderemos una oportunidad). Nunca se debe insistir si no suministro información personal. Es importante aclarar el objetivo o intensión que tenemos para ubicar a la persona.
 
¿Cómo debe ser el vestuario adecuado para asistir a estos tipos de reuniones ya sea hombre o mujer?
 
a.     El vestuario para hombre: corbata, uñas sin esmalte transparente, no esclavas en la mano, ni anillos grandes, solo el de matrimonio (si es que usa), no llevar maletines grandes ni morral, es mejor llevar las manos vacías, solo una agenda si es necesario.
b.     Para las mujeres, sastres con altura chanel, el pantalón solo lo usaremos cuando en reuniones exponemos u proyecto o de alguna manera vayamos a ser competitivas con el hombre.
c.      La mujer no llevar carteras grandes  y si la usamos con el tamaño adecuado debemos usarla siempre en el lado izquierdo. Y al sentarnos colocarla sobre nuestras piernas.
d.     Uñas color natural preferible transparente
e.     No recibir alimentos solo bebidas
 
 
¿Cómo se debe manejar el saludo en el momento previo a la reunión?
 
a.     Para hombres y mujeres: a la secretaria no le debemos tutear ni dar besos así sea conocida.
b.     Al entrevistador le doy la mano solo si él me la estira, (el entrevistador toma la iniciativa).
c.      Si llega otro profesional que participara en la entrevista me paro no importa si soy hombre o mujer y saludo sin estirar la mano, solo espero que me la brinden.
d.      Evitar la coquetería extrema  y la zalamería.
 
¿En el caso de que la persona tenga que presentarse y describir su experiencia y servicios, cómo debe manejarlo y con qué tiempo?
 
a.      Prime identificarse con el nombre completo, estudios solo la especialidad y/o maestrías y/o MBA, luego experiencia laboral de acuerdo al aérea que yo este aplicando.  Muy resumido y por ultimo explicar porque yo quiero trabajar  en el cargo. Las cualidades deben ser sutiles de acuerdo a la proyección del cargo, nunca resaltarlos antes porque se interpreta mas como exaltación del ego.
 
¿Cuáles son las normas de etiqueta y protocolo básicas para desarrollar estas reuniones?
a.      Puntualidad
b.      Mirada a los ojos del interlocutor
c.      No ofrecer café o bebidas mientras se expone (con video beam)
d.      Ubicar correctamente a las personas
 
¿En qué momento se puede dar por terminada la reunión?
 
a.      Cuando el funcionario o persona de la empresa la de por terminada, nuca terminarla antes que el anfitrión lo decida.
b.      Cuando las conclusiones y preguntas se terminen. Hay muchas personas despistadas que ya terminando hacen preguntas de última hora.
c.      Nunca debemos retirarnos antes del anfitrión
 
¿Cuáles consideras tu que son los puntos o aspectos claves que se pueden aplicar para lograr cerrar un negocio u obtener un resultado positivo en este tipo de reuniones?
 
a.     Identificar el objetivo de la reunión
b.     Planearla de acuerdo a la agenda del  personaje que nos interesa y no ajustarla a la nuestra.
c.     Escoger un lugar de fácil ubicación y acceso que brinde seguridad
d.     El tipo de mesa, de acuerdo al objetivo
e.     Ubicar a las personas de acuerdo a las ventanas, teniendo en cuenta que los delegados de la empresa que represento deben ser ubicados de espaldas a la luz.
f.       La comida debe ser escogida de acuerdo a la hora, necesidades y costumbres de los participantes, combinados sutilmente con bebidas NO alcohólicas.
g.     Cuando nuestro representante o el jefe este hablando nunca ofrecer café mientras se expone, se debe ofrecer una vez termine la exposición por parte de nuestro jefe.
 

Foto de: Loe Jomas(Flick)


 
¿Después de cuanto tiempo de pasada dicha reunión consideras tu que debe hacerle seguimiento a la respuesta de dicha reunión para obtener una respuesta positiva?
 
a.      Depende de los acuerdos o compromisos, si se acordó entonces debe darse cumplimiento o al menos seguimiento de los mismos antes de los 8 días. (No quiere decir que se resuelvan definitivamente pero si crear la ruta).
b.      Reportar comentarios oportunos para despejar dudas y no dejarlas para el último día   
c.      Siempre debemos trabajar en equipo, porque la idea u responsabilidades surgió de un grupo interdisciplinario.   
d.      Si presentamos documentos escritos, llevarle copia o enviar a cada uno de los participantes que estuvieron en la reunión.
 
¿Que no se debe hacer jamás en reuniones de trabajo,    cierres de negocios o entrevistas de trabajo?
 
a.      Nunca llegar tarde
b.      No llevar libreta, computador o agenda, lapicero, etc.
c.      No llevar tarjetas de presentación
d.      No llevar información  sobre el tema, cifras……
e.      Parase a decirle secretos a otras personas
f.        Si llega tarde por razones ajenas no saludar al anfitrión y no presentarse
 
¿Cuál es la clave para tener éxito en este tipo de reuniones?
 
a.      La clave está en aprovechar todo el escenario de la reunión y disponerlos para beneficio propio si yo soy quien organizo la reunión.
b.      Si soy un invitado, la clave está en ser interesante desde mi postura, imagen e información desde el momento en que entre al recinto.
 
 
SOBRE PILAR GUZMAN LIZARAZO
 
Actualmente se desempeña como catedrática de la Universidad Externado de Colombia,  del rosario y escuela colombiana de hotelería y turismo. En su vasta experiencia ha estado en la organización de dos transmisiones de mando presidenciales como la de Andrés Pastrana y el actual presidente Juan Manuel Santos y posesiones de gobernadores y ministros, entre otras. Ha asesorado eventos de alto nivel político y empresariales y formado parte del equipo de Embajador Carlos Riaño Director del Protocolo de la Cancillería. Su formación ha sido enriquecida con el señor Don José Antonio De Urbina, quien se encarga de protocolo de la casa de los Reyes de España. Es Magíster en dirección de comunicaciones, relaciones públicas , estudios en Ciencias sociales,  administradora empresas de logística, especialista en Gerencia Logística, docente universitaria, con excelentes relaciones interpersonales y  amplios conocimientos  aplicados  en los niveles ministerial, departamental y la empresa privada, amplia experiencia en planeación, dirección, organización, ejecución y control de políticas, planes y programas en el área de las relaciones públicas e  inter institucionales. Consultora, docente  y asesora en temas de relaciones Internas, externas, protocolo y etiqueta gubernamental, nacional, internacional y empresarial, con énfasis en  medios de comunicación y manejo de crisis, con alta capacidad de dirección y organización del talento humano, medios técnicos  y procesos administrativos, uso efectivo de recursos y solución de conflictos. Conferencista por Colombia de la confederación Iberoamericana de relacionistas públicos.